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womany 营运秘技公开:必备辅助系统应用与专案管理工具

作者: 分类: V假生活 发布于:2020-06-09 浏览(998)


womany 营运秘技公开:必备辅助系统应用与专案管理工具

2012 年 12 月 13 日,女人迷 womany 刚改新版,有网友留言说『是我见过最细腻、最漂亮的网站。』有网友有点懊恼地说『你们可以多做点行销,让更多人知道你们吗?』也有人说『感觉不只焕然一新,更是脱胎换骨。』这次的改版,我们的确是脱胎换骨,我们使用的技术从 PHP 换成更适宜敏捷开发的 Ruby on Rails,我们对于使用者经验 (UX) 应用到介面设计 (UI) 的要求更高,我们也从过去的网路门外汉,一步一步掌握更多知其所以(Know-How)。

曾有网路前辈说『你们是在玩社团吧?』认为我们过于注重个人特质、过于重视工作要是快乐的,容易让工作气氛过于鬆散,失去焦点。不过我想,womany 一直以来最引以为傲的事就是,我们不是在玩社团,但我们是绝对在工作的时候玩。工作的越认真,玩的越快乐。

跟大家分享,陪着我们边玩边工作的辅助系统:

专案控制和辅助系统 (Project Management & Assisant System)

无论团队是大是小,专案管理能力,都在执行力上扮演最重要角色。所谓创业,对我们来说,是『创业精神』,如何透过各种新方法、新科技让彼此沟通更顺利,让团队力量发挥的淋漓尽致,是我们的目标和不断进化的过程。

>  Google document(永远最好的帮手)

我相信 Google 是所有创业团队最好的朋友。免费、易用、云端辅助,是最大特色。Google document 的应用从文件、试算表、线上问卷表格、投影片,都是我们云端管理团队文件最大的助手。

> Google Analytics(网站营运的第一步)

不只是观测流量、来源,透过 Google anayltics,你还可以观察5W1H,谁 (Who) 从哪里 (Where)在什幺时间 ( When ) 为什幺而来 (Why) 使用哪种装置 (how)  看了什幺 (What) 。如何掌握 Google Analytics 的关键指标和应用,是网站营运的绝对领域。现在还可以透过 Google Analytics 做 A/B test,这对于重视使用者经验分析的人们,很有助益。

> Dropbox(最重要的盒子)

如果你目前有工作,你一定很熟悉所谓『公槽』, dropbox 完美展现『公槽』的魅力,而无需昂贵租赁空间费用和爆炸的困扰。无论透过共用 url 传送大型档案、公用使用档案夹、同步不同电脑的共用档案,云端储存空间提昇我们工作效率百倍。即使你不是在创业,自己拿来成为备份空间,或是同步许多电脑档案,都超级好用。更不用说一个 dropbox 可以同时出现在你的电脑、ipad 跟手机里,有多方便了!没有 dropbox 都不知道怎幺活了。

> Evernote(永远都在的笔记本)

每个刚进入 womany 的人,包含实习糖心,我都会希望可以养成使用 evernote 的习惯。也许每个人还是有自己习惯的笔记软体,但是 evernote 之所以是 evernote 就在于完全不需要大脑的使用方法!配合 Skitch 截图软体,云端同步不同载体的内容,也是让工作效率大提昇的工具。我现在如果有正式的信件,都习惯在直接在 evernote 撰写储存并放入『对外信件笔记本』中,日后做对照比较都更有效率!

> Teambox(好个团队盒子)

我们曾经尝试使用很多专案管理系统。从自己拉excel 表格,使用 Trello、Redmine,到目前的我们用的是 Teambox 。

我们去年三、四月时就用过 Trello,其特色简单易用,我到现在还是觉得 Trello 非常适合小型简单专案(2~3人),可以简化事件流程为一个一个 task,在 task 中还能细分步骤,但它的缺点是当参与人数过多、事件複杂化后,整个栏表,很难区分轻重缓急。

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我们曾经使用 Trello 来管理,我们觉得适合简单直接专案
如果专案过于庞杂,或是整个工程系统,比较不适用

而 Redmine,一直以来都是工程师的心头好,其开票、wiki 功能、email 自动回覆、甘特图,都功能非常齐全。但是唯一缺点,介面不够友善,入手门槛较高,如果希望每个人都能内化 Redmine 的使用,绝对有其挑战。

寻寻觅觅,我们找到 Teambox ,基本上是结合 Trello 、 Redmine 、evernote 的各项优点。不仅可以整合 github、dropbox、google document 等云端服务,也可以自动汇入甘特图,也有笔记本(Note) 功能,我们现在都把会议记录放在 teambox 里(因为共享的 evernote 不具有修改功能)。我也特别喜欢它的手机版本,清晰易用,其 task list 还能汇出成 excel 或 word 档,贴在墙壁上,也很有一番提醒作用。

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可以把专案 (task) 以 trello 直栏式观看,也可以以 redmine 条列式呈现 (图片来源)

当然,每个专案管理系统,都会有其优缺点,而且会因为每个阶段的不同,而应该要与时俱进不同的管理系统,但只有一个重点『大家要去用』!只要团队有共识,都尽力使用,基本上,每个软体就都是好软体!

> Balsamiq(画 mock 的好工具)

我们很喜欢用手画,用手画完,下一阶段我们有时候会利用 Balsamiq 画出 portotype! 这个软体非常容易上手,介面又漂亮,工程师也会对画面更有想像!而且看到自己想像的画面,更具体的时候,真的超级有成就感!现在台湾很优秀的团队也有做出方便易用 mock up app ---POP,只要画在纸上照相,就可以看到动态的效果!大推荐!

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幸好没有这个版本的好複杂的 mock up (笑)

> XMIND(有时候总是要画心智图)

心智图,可以用整体脉络来看架构,我们应用心智图应用的很广泛,从组织架构、网站企划、改版架构、工作说明等,都能使用心智图做辅助。市面上有很多好用有名的心智图软体,如 MindJet、freemind 等等,不过跟专案管理系统一样,不管黑猫白猫,只要能抓老鼠就是好猫。我个人偏好 xmind ,它没有很华丽的介面或特别的功能,可是非常好上手,所以虽然我们中间也尝试各种其他工具,但最终都还是回归 XMIND。

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这是我们每年一对一私密悄悄话会进行的讨论!
希望可以帮助团队中,每个人找到最想做的事情!

> 番茄钟法 (Pomodoro Technique) 

创业维艰,每个人都要一个打十个,时间管理是每个人最迫切的问题,因为 to do list ,永远都有好几页。这几个月我特别喜欢番茄钟法,在一定的短暂的时间内全神贯注完成一件事情。1992 年由 Francesco 提出的番茄计时理论,当今依然适用,他提出把一件事情,切成块状,以 每25 分钟工作再休息 5 分钟为过程。我个人喜欢把每件事情分成 30分钟,当你给自己 30 分钟只做一件事情,通常都更能专注、而且更快完成。

这些工具跟方法,是我/我们必备的辅助,如果大家有其他好用的工具,也欢迎推荐。其实工具本身都还不是最重要的,重要的是,是否真正尽心的『使用』,以及『不怕』尝试新工具与时俱进的思维。

 

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本文作者:张玮轩 (女人迷 womany.net 共同创办人、大姐头 CEO)